Aerow, le principal partenaire d’EMC en France sur les solutions de gestion de contenus et de dématérialisation, propose depuis le début de l’année une solution de dématérialisation de documents en cloud. Baptisée xCaptiva on Demand, l’offre bâtie par Aerow s’appuie sur la solution de dématérialisation Captiva d’EMC. La dématérialisation de document permet aux entreprises quelle que soit leur taille de réaliser des économies visibles dans la gestion de leurs flux documentaires entrants et sortants et elle a aussi des effets mesurables en termes de gains de productivité et d’amélioration des processus. Elle permet, par exemple, d’accélérer les processus de traitement et de recherche de documents, tels que factures, notes de frais, contrats, courriers clients…

Le problème est que jusqu’alors mettre en œuvre une chaîne de dématérialisation en interne pouvait s’avérer complexe et coûteux en investissements. Un coût qui, de facto, limitait largement l’accès à la dématérialisation à des organisations d’assez grande taille. « Avec une solution sur site, incluant scanners, serveurs, applications et intégration, le retour sur investissement n’était vraiment possible qu’à partir de 100 000 documents dématérialisés par an et on parlait d’un investissement initial de l’ordre de 100 000 € au minimum. À ce tarif, ce type de solution était inabordable pour la plupart des PME » explique Marc Wolff .

Aerow en Bref

Le Cerfacs à Toulouse

Aerow est un intégrateur conseil spécialisé en ingénierie documentaire (gestion de documents, dématérialisation…). Ses 115 experts bâtissent pour leurs clients des solutions qui permettent de mieux gérer leurs flux documentaires entrants et sortants.
Aerow est le premier intégrateur indépendant français sur le secteur et est le seul partenaire d’EMC labellisé C3P (Consulting Preferred Partner Program) en France. La société est notamment certifiée sur les gammes Documentum, Captiva et SourceOne.
Aerow compte parmi ses clients les plus grandes entreprises du CAC 40 et du SBF 120, comme Axa, Alcatel Lucent, Areva, EADS, l’Oréal, Sanofi ou ST Microelectronics) et s’adresse aussi aux entreprises de plus petit taille grâce à sa nouvelle offre dématérialisée en nuage.

« En déplaçant l’infrastructure dans le nuage et en facturant à l’usage, on change la donne ». La solution de dématérialisation en nuage xCaptiva on Demand d’Aerow permet ainsi à une PME de se lancer dans un projet de dématérialisation (par exemple celui des factures entrantes) pour un coût initial de l’ordre de 30 000 € la première année avec ensuite un loyer d’environ 10 000 € . Cela permet de rendre la dématérialisation rentable pour des projets traitant environ 10 000 factures par an. Et par traiter, on ne veut pas dire que numériser. Car c’est toutes les capacités d’intégration avec les applications existantes que propose Aerow.

Une plate-forme activable en deux heures

Comme l’explique Marc Wolff, le fait d’utiliser une plate-forme dans le cloud permet de mettre une plate-forme technique de dématérialisation à la disposition d’un client en moins de deux heures. Dans la pratique, un projet cloud nécessite toutefois un minimum d’une quinzaine de jours. « Mettre en place la plate-forme n’est en effet qu’une partie d’un projet » confirme Marc Wolff. « Il nous faut aussi discuter avec les clients sur les protocoles à utiliser, paramétrer les droits des utilisateurs, intégrer avec les flux des clients ». Et chaque client est en la matière un cas spécifique. « Toutefois, l’avantage de s’appuyer sur une plate-forme largement préconfigurée et sur laquelle nous avons déjà packagé des modules qui jusqu’alors nécessitaient des développements spécifiques est que la durée d’un projet cloud est sans commune mesure avec celle d’un projet à façon chez un grand client ».

La première étape consiste à définir qui va numériser les documents, l’entreprise cliente ou un prestataire agissant pour son compte. Si le client choisit de numériser lui-même ses documents, Aerow propose l’installation de scanners Fujitsu adaptés aux besoins de chaque type de projet. « Ensuite, on se met d’accord sur la technologie pour piloter le scanner » explique Marc Wolff. Cela peut être un client web, ou une application résidant sur l’ordinateur du client (client lourd).

Les documents numérisés sont automatiquement envoyés à la plate-forme de dématérialisation xCaptiva on Demand. Celle-ci s’appuie sur deux grands composants, les logiciels InputAccel (capture, contrôle qualité et intégration dans les flux applicatifs de l’entreprise) et Dispatcher (reconnaissance intelligente des documents numérisés, typage des documents, validation des données traitées…).

Ces logiciels vont traiter la plupart des documents de façon totalement automatisée mais requerront parfois une assistance manuelle pour compléter ou corriger l’extraction automatique. À la fin de ce processus de traitement, l’image du document est conservée et les données qu’il contient sont converties dans le format souhaité par l’entreprise et convertis de façon à pouvoir être injectés par l’application en charge de traiter le document (application de facturation, de traitement des frais de gestion des contrats…).

Permettre aux PME d’accéder à la dématérialisation

Avec xCaptiva On Demand, Aerow cible une double clientèle, explique Marc Wolff. « Nous avons des clients qui ne veulent plus avoir à gérer l’infrastructure matérielle et logicielle chez eux car ce n’est pas leur métier. Leur métier est de traiter les flux, mais pas d’opérer l’informatique pour traiter ces flux. Ces clients ont déjà une expérience de la dématérialisation, mais ils veulent optimiser leurs coûts.

La seconde catégorie est une catégorie de clients qui souhaitaient mener des projets de dématérialisation, mais n’avaient pas la taille pour se permettre d’investir dans une solution en propre. Pour ces clients, la solution en nuage permet d’abaisser les barrières à l’entrée et rend économique viable des projets qui jusqu’alors ne l’étaient pas ou difficilement. Par exemple, une PME souhaitant « dématérialiser ses courriers entrants » peut avec Aerow mettre en place en moins de 10 jours une chaine d’intégration de fax, des courriers papiers et un routage automatisé par la reconnaissance des documents et par ses règles de routages ! Un vrai multi-canal entrant sans investissement et sans lourdeur, payé à la consommation !

Le panel des projets couverts par la solution est large explique Marc Wolff. Nombre des clients de la solution s’attaquent à la dématérialisation des factures fournisseurs ou des contrats. « Nous avons aussi pas mal de projets de dématérialisation des courriers entrants, notamment dans le cadre de projet CRM, de dématérialisation de formulaires, de bons de commande ou de projets de couponing… »
Extrait
En proposant une plate-forme de dématérialisation de documents en nuage à la demande, le principal intégrateur de solutions ECM français met la dématérialisation de documents à la portée des petites et moyennes entreprises. Pour SolutionITPME, Marc Wolff, le directeur du développement d’Aerow, revient sur les bénéfices que permet la dématérialisation de document en cloud et sur la solution qu’a assemblée la société.