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Un volume de données en constante croissance, des informations à valeur variable, des contraintes d’archivage réglementaire en pleine évolution : la messagerie électronique fait l’objet de toutes les attentions de la part des professionnels de la gestion de l’information. Même si les technologies de communication instantanée se développent à un rythme rapide et se présentent comme une alternative à l’e-mail, les volumes de messages électroniques continuent de progresser à un rythme accéléré. La société d’étude Radicadi, spécialisée dans les études sur le marché de l’e-mail, estime ainsi que le volume de messages électroniques échangés dans le monde devrait passer de 350 milliards par jour en 2012 à 507 milliards en 2013. Face à ce déluge, les serveurs d’e-mails des entreprises ont de plus en plus de mal à faire face et le coût de l’infrastructure pour stocker les messages augmente régulièrement. Autre problème pour les entreprises, la conservation et l’archivage des e-mails est plus que jamais un sujet d’actualité : c’était déjà le cas pour les sociétés cotées en bourse (depuis le vote de loi comme Sarbanes-Oxley aux États-Unis), mais ce besoin d’archivage va croissant que ce soit pour des raisons réglementaires ou des raisons pratiques (nombre d’informations essentielles sont aujourd’hui stockées dans les e-mails échangés par les entreprises et leurs partenaires et doivent être préservées).

SourceOne Email Management : archiver les messages tout en soulageant les serveurs d’e-mail

Avec la gamme de logiciels SourceOne, EMC propose aujourd’hui une gamme de solutions complètes pour assurer un archivage transparent et en douceur des e-mails tout en soulageant les serveurs de production. Les outils SourceOne Email Management s’intègrent avec les principales solutions de messagerie du marché (Microsoft Exchange, IBM Lotus Domino, messageries SMTP…).

Ils capturent en temps réel les e-mails reçus afin d’assurer l’intégrité et l’authenticité de l’archive. L’archive des messages est automatiquement migrée sur un espace de stockage secondaire en fonction des politiques définies par l’entreprise (règles de sélection des messages, critères de rétention…). Des règles souples permettent à l’administrateur de diriger les messages vers l’archive la mieux adaptée à leur valeur pour l’entreprise. Si la fonction de capture en temps réel n’est pas indispensable, les entreprises peuvent, si elles le souhaitent, capturer les données à intervalles planifiés.

La migration des messages archivés a plusieurs bénéfices immédiats : le premier est qu’elle permet de délester le serveur et la baie de stockage primaire des messages les plus anciens, ce qui permet d’assurer que la performance de ces systèmes ne se dégrade pas. Le second est que les messages archivés peuvent être stockés sur un stockage moins performant et moins coûteux que le stockage primaire. SourceOne Email Management procure des bénéfices additionnels. Par exemple, le logiciel est capable de localiser les e-mails envoyés à plusieurs destinataires et n’archive physiquement qu’une copie des pièces jointes afin de minimiser l’espace disque occupé.

Des bénéfices techniques qui profitent aussi aux utilisateurs finaux

Au-delà des fonctions d’optimisation du stockage et de délestage du serveur de mail principal, SourceOne apporte aussi de multiples bénéfices pour les utilisateurs finaux. Le premier est que l’archivage des e-mails s’accompagne de leur indexation, ce qui permet aux utilisateurs d’effectuer des recherches aussi bien dans leur boîte aux lettres que dans leur archive de message depuis leur client favori, ou depuis un portail web.

L’archivage maîtrisé par l’utilisateur est une autre option de capture des messages, qui permet aux utilisateurs de classer des enregistrements jugés importants pour l’activité de l’entreprise. Par un simple glisser-déplacer dans leur boîte de réception, les utilisateurs peuvent placer les e-mails dans des archives prédéfinies avec des périodes de rétention définies. Cette approche permet d’éviter les risques et offre une solution alternative au maintien d’archives locales sur le poste de travail.

Le logiciel permet aussi la restauration par l’utilisateur en mode self-service des e-mails archivés. À ces fonctions viennent s’ajouter des outils à valeur ajoutée tels que la recherche plein texte dans les e-mails archivés, des capacités de record management ou d’audit des e-mails archivés. Un mariage en somme réussi entre gestion des contenus et optimisation du stockage.

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