La mobilité accrue des salariés a créé un besoin palpable pour ces derniers de synchroniser leurs données entre leurs multiples périphériques, et nombre d’utilisateurs ont opté pour des services publics de type Dropbox pour partager ou synchroniser des fichiers avec leurs périphériques, hors du firewall de l’entreprise. Ce recours à des services cloud publics permet certes de répondre immédiatement aux besoins, mais il crée un casse-tête massif de gouvernance de données pour les entreprises qui voient une partie de leur patrimoine informationnel échapper à tout contrôle, avec les risques de dissémination d’informations critiques que cela suppose.

Certaines entreprises ont pris conscience de ce risque et ont donc choisi de couper l’accès aux services de synchronisation de type Dropbox. Cela résout, certes brutalement, le problème de gouvernance mais a l’inconvénient de priver nombre d’utilisateurs d’un service qu’ils considèrent comme utile. Il est pourtant possible aujourd’hui de mettre en place des services de synchronisation et de partage de fichiers fonctionnellement similaires à ceux de Dropbox, mais à même de satisfaire les contraintes des entreprises et leurs obligations réglementaires.

Quel besoin fonctionnel ?

Le premier besoin à satisfaire est celui des utilisateurs : il est relativement simple. Il s’agit de permettre de synchroniser sur de multiples terminaux, ordinateurs fixes, ordinateurs portables, tablettes et téléphones mobiles, les fichiers auxquels les utilisateurs souhaitent accéder. Il peut s’agir de fichiers de travail situés sur des partages de fichiers locaux dans l’entreprise ou de documents stockés dans un outil de gestion de contenus d’entreprise.

Avec son projet Octopus, VMware propose une alternative d’entreprise à Dropbox avec tous les contrôles nécessaires à l’entreprise (ici la console d’administration centralisée du produit – cliquer sur l’image pour agrandir)

Si ce premier besoin doit être satisfait, ceux de l’entreprise doivent l’être aussi. Ils peuvent être regroupés dans plusieurs grandes catégories. La première catégorie est celle des fonctions de management : Le service « Dropbox » d’entreprise doit s’intégrer avec les mécanismes existant d’authentification (Type annuaire LDAP ou Active Directory), il doit pouvoir être géré de façon centralisée et permettre des fonctions avancées comme l’effacement des données à distance en cas de départ du salarié de l’entreprise (il est par exemple légitime pour l’entreprise de s’assurer que ses salariés ne quittent pas l’entreprise avec une partie de ses données) ou en cas de perte ou de vol de terminal.

Une autre catégorie regroupe les fonctions d’audit et de conformité. De plus en plus les entreprises sont soumises à des contraintes réglementaires qui les contraignent à assurer un suivi de la circulation de certaines données. Il faut donc que le système « Dropbox » d’entreprise permette un audit avancé des partages en cours et offre des fonctions de reporting à même de satisfaire les obligations réglementaires de l’entreprise.

Selon les désirs ou contraintes des entreprises, un tel système peut être offert en mode SaaS ou sous la forme d’un logiciel.

De multiples solutions en mode SaaS ou interne

Syncplicity, racheté en mai par EMC, est une solution en mode SaaS qui s’interface avec l’infrastructure de l’entreprise (cliquer que l’image pour agrandir)

EMC propose aujourd’hui de multiples solutions pour les entreprises qui souhaitent bâtir leur propre Dropbox. Pour celles qui sont séduites par le mode SaaS, la société propose Syncplicity, un système SaaS acquis en mai dernier qui offre toutes les caractéristiques d’un Dropbox d’entreprise en mode opéré. Syncplicity permet le partage de simples fichiers mais sait aussi s’intégrer aux systèmes de gestion de contenu, comme l’a récemment montré l’annonce de l’intégration avec la version 7.0 de Documentum. La solution supporte l’authentification via Active Directory, OpenID ou SAML, permet la définition de politiques de gestion d’information et de terminaux, supporte l’effacement à distance des données sur les terminaux nomades (en cas de vol par exemple) et dispose de fonctions avancées de reporting.  Une intégration avec le système de stockage Atmos est prévue pour le courant 2013.

Pour les entreprises qui préfèrent une approche plus interne, EMC dispose actuellement de deux solutions. La première, déjà déployée chez plusieurs clients, couple le système de stockage distribué Atmos avec la solution Oxygen Cloud. Une autre alternative est en cours de construction chez VMware sous le nom de code « Project Octopus ». A l’origine présenté lors de VMworld 2011, Octopus est actuellement en phase bêta et présente toutes les caractéristiques d’un « Dropbox » d’entreprise que l’entreprise peut opérer en interne. Octopus est notamment conçu pour fonctionner de concert avec les solutions de virtualisation de poste de travail de VMware.