Selon la société d’étude Radicadi, spécialisée dans les études sur le marché de l’e-mail, le volume de messages électroniques échangés dans le monde a passé la barre des 500 milliards par jour en 2013. Face à ce déluge, les serveurs d’e-mails des entreprises ont de plus en plus de mal à faire face et le coût de l’infrastructure pour stocker les messages augmente régulièrement.

Des serveurs de messagerie qui étouffent sous un déluge d’e-mail

Des évolutions récentes ont aussi amplifié le phénomène dans le monde Microsoft Exchange. La suppression de la déduplication de fichiers dans Exchange 2010 et 2013 s’est traduite par une inflation du volume occupé par les pièces jointes. Auparavant lorsqu’un message était adressé à plusieurs destinataires, les pièces jointes associées au message n’étaient stockées qu’en un exemplaire. Désormais, il faut stocker le fichier autant de fois qu’il y a de destinataires. Comme l’explique Vincent Garandeau, un spécialiste de l’archivage chez EMC, un message de 1 Mo entrant occupe en moyenne 8 Mo de stockage en prenant en compte les duplications et l’espace consommé par l’indexation du message.

Un autre problème est de répondre aux besoins des utilisateurs de disposer de boîtes aux lettres (BAL) de plus en capacitives. « Le marché va vers des BAL géantes sans quota » indique ainsi Vincent Garandeau. Habitués à des capacités importantes sur des services publics comme Outlook.com ou Gmail, les utilisateurs ne supportent plus les limitations artificielles à 200 ou 500 Mo imposées par certaines entreprises. Ces limitations sont d’autant moins tenables que 80% des documents échangés dans l’entreprise transitent à un moment ou à un autre par l’e-mail.

Ce déluge d’e-mail pose un dernier problème, celui de la conservation et de l’archivage des e-mails à des fins d’audit, à des fins réglementaires ou à des fins juridiques (l’email est en général le premier système que les sociétés analysent en cas de procès ou de conflit avec un tiers. Le problème est que les systèmes modernes d’e-mail (et a fortiori les plus anciens) n’ont pas été conçus pour répondre aux besoins d’archivage à moyen ou long terme et surtout n’ont pas été conçu pour garantir l’intégrité des messages qui pourrait en faire des preuves.

Soulager les infrastructures de messagerie d’entreprises

C’est pour répondre à l’ensemble de ces besoins que plusieurs éditeurs ont développé des solutions d’archivage d’e-mail. Tous ces produits utilisent des principes technologiques différents mais ont trois principales missions.

La première est en général de capturer en temps réel les e-mails reçus par les plates-formes d’e-mail courantes du marché (Exchange, Notes, messageries SMTP), afin de garantir l’intégrité et l’authenticité de l’archive. L’archive des messages est automatiquement migrée sur un espace de stockage secondaire en fonction des politiques définies par l’entreprise (règles de sélection des messages, critères de rétention…). Des règles souples permettent à l’administrateur de diriger les messages vers l’archive la mieux adaptée à leur valeur pour l’entreprise. Si la fonction de capture en temps réel n’est pas indispensable, les entreprises peuvent, si elles le souhaitent, capturer les données à intervalles planifiés.

Cette migration des messages vers l’archive a plusieurs bénéfices immédiats : le premier est qu’elle permet de délester le serveur et la baie de stockage primaire des messages les plus anciens, ce qui permet d’assurer que la performance de ces systèmes ne se dégrade pas, que les sauvegardes s’effectuent plus rapidement… Le second est que les messages archivés sont en général stockés sur un stockage moins performant et moins coûteux que le stockage primaire. Les systèmes d’archivage procurent des bénéfices additionnels comme la recherche plein texte dans les archives. En général, ces fonctions sont intégrées de façon transparente au système de mail, de telle sorte que les messages archivés, s’ils ont dans la pratique changée d’emplacement, continuent à apparaître comme des messages normaux pour les utilisateurs.

Conforter la valeur probatoire des e-mails

Le second bénéfice est de conforter la valeur probatoire des e-mails. Les systèmes d’archivage permettent d’horodater les messages, de garantir de leur bonne réception et permettent aussi d’auditer l’ensemble des opérations effectuées sur un message. Eventuellement ce caractère probatoire est renforcé par l’usage complémentaire de dispositifs de stockage matériel tels que des systèmes d’archivage ou de gestion de contenus (comme le Centera chez EMC).

Enfin, une mission complémentaire est de fournir les outils nécessaires aux opérations de e-discovery. La plupart des outils d’archivage proposent aujourd’hui des modules optionnels de recherche et de découverte permettant un audit ou une recherche approfondi dans les archives pour répondre par exemple à des demandes de la justice ou pour satisfaire à des contraintes réglementaires (par exemple dans le secteur de la banque, de l’assurance, de la finance ou de la santé).