Il y a plus de dix ans, Legato aujourd’hui intégré à EMC, s’était fait remarquer comme l’un des pionniers de l’archivage d’e-mail avec son produit e-mail extender, un logiciel qui déjà permettait de répondre à des besoins d’archivage simples, ainsi qu’à des besoins réglementaires ou à des besoins d’archivage de documents à valeur probatoire.

Face à l’explosion des volumes de mails échangés  -un utilisateur recevait 20 Mo de mail par jour en moyenne en 2009, ce chiffre est désormais de 31 Mo – et plus généralement à l’explosion des volumes de documents générés en entreprise (sur des serveurs de fichiers ou dans des systèmes de gestion de contenus comme SharePoint), mais aussi à l’évolution des besoins fonctionnels notamment en termes de recherche et de e-discovery, EMC a refondu son offre d’outils d’archivage en lançant la gamme SourceOne.

Cette nouvelle famille de produit comprend notamment SourceOne for e-mail management, pour l’archivage d’e-mail proprement dit, SourceOne Discovery Manager pour l’e-discovery, SourceOne retention Services pour l’interconnexion avec les outils de gestion de contenus (dont SharePoint), Source One for File Systems pour l’archivage des fichiers stockés sur des serveurs partagés… Elle a pour objectif de répondre aux problématiques modernes d’archivage tant d’un point de vue technique que d’un point de vue métier.

Résoudre le casse-tête de l’explosion des volumes d’e-mail

Aujourd’hui, explique Vincent Garandeau, un spécialiste de l’archivage chez EMC, « 70 % des cas d’usage des outils d’archivage visent à satisfaire des besoins techniques ». Il s’agit par exemple de décharger des serveurs de messagerie (Microsoft Exchange, IBM Domino/Notes, Messagerie SMTP) qui ploient sous l’augmentation des volumes d’e-mails reçus, ou de réduire les coûts techniques de l’e-mail en utilisant un outil d’archivage pour migrer les e-mails les plus anciens sur un stockage moins cher. Il s’agit aussi de permettre à l’utilisateur de restaurer simplement et en quelque seconde un message effacé sans avoir à faire appel à un service informatique.

Les autres cas sont des cas d’usage “réglementaires”. Ainsi, en France, toutes les sociétés sont soumises à des réglementations pouvant les contraindre à archiver des données (droit des affaires, RH, facture/contrat …). Les sociétés financières sont soumises à des obligations particulières, par exemple dans le cadre de réglementations comme l’Exchange Act américain (SEC17a4) qui fixe des obligations de rétention d’au moins deux ans pour les données liées aux transactions financières, etc.

Un outil comme SourceOne for e-mail Management  est certes un outil d’archivage explique Vincent Garandeau, mais c’est aussi un outil de productivité : “80% des documents de l’entreprise transitent à un moment donné par la messagerie d’entreprise. L’e-mail est vu comme critique par tous les utilisateurs. Il faut donc que la messagerie soit efficace. On parle bien là de gain de productivité. En l’absence d’un outil d’archivage efficace, les utilisateurs perdent beaucoup trop de temps dans leur messagerie pour classer leurs messages, les archiver, ou dans le cas d’Exchange, pour réparer des PST corrompus [lorsqu’un utilisateur dépasse le quota de capacité mail qui lui est alloué, il doit gérer lui même à la main ‘l’archivage’ de ses messages. Ceux-ci sont stockés dans des fichiers au format PST, un format notoirement capricieux, N.D.L.R]… Avec SourceOne, tous les e-mails reçus sont capturés dans le système, puis dédupliqués et indexés. Un des premiers bénéfices est que le serveur de messagerie se retrouve allégé. Un second est que SourceOne déduplique les données. Dans Microsoft Exchange, par exemple, un e-mail envoyé à 100 personnes et comportant une pièce jointe de 1 Mo occupe environ 450 Mo (100 Mo de pièces jointes et environ 50 mo pour l’index , le tout multiplié par trois dans le cadre d’une configuration en mode haute disponibilité avec un Database Availability Group – chaque message est stocké dans 3 bases de données différentes sur des nœuds séparés). Dans Source One, du fait de la déduplication et du mécanisme d’instance unique (une pièce jointe envoyée à de multiples destinataires n’est stockée qu’en un seul exemplaire), le même message n’occupe plus qu’environ 3 Mo (Chaque message est copié dans deux systèmes différents pour des raisons de sécurité de de disponibilité) . C’est autant d’espace de stockage et de sauvegarde économisé. Le déplacement dans SourceOne est transparent pour l’utilisateur, un raccourci étant automatiquement inséré par SourceOne pour faire le lien entre l’emplacement du message original et son nouvel emplacement dans SourceOne.

Répondre aux besoins de conformité réglementaire

Mais SourceOne est aussi un outil de conformité : « en matière réglementaire, le fait que 80% des documents de l’entreprise passent par la messagerie fait de l’e-mail une cible. On est surpris de voir à quel point la messagerie peut être perquisitionnée par la justice pour tout un tas de raisons (litige commercial, recherche de preuves, et chose plus délicates) » explique ainsi Vincent Garandeau. Or pour répondre à des requêtes judiciaires, encore faut-il pouvoir disposer d’une archive des e-mails et des outils nécessaires pour la parcourir. SourceOne for e-mail management est à même de créer cette archive : le logiciel capture l’intégralité des messages reçus par les utilisateurs et permet de créer les moyens de la preuve (horodatage, vérification d’intégrité, audit détaillé des actions menées sur chaque message…). SourceOne Discovery Manager permet quant à lui d’effectuer les recherches de preuve dans l’archive (multi boites aux lettres)en s’assurant du respect des droits des utilisateurs.

Seules 24% des données stockées sur les serveurs NAS sont actives, les autres étant dormantes ou le fruit de la duplication de documents existants.

Seules 24% des données stockées sur les serveurs NAS sont actives, les autres étant dormantes ou le fruit de la duplication de documents existants.

Désengorger les serveurs de fichiers et les systèmes de gestion de contenus

La gamme SourceOne peut aussi désormais archiver des fichiers – ce qui permet par exemple de désengorger les serveurs NAS en basculant les contenus dormants sur un stockage moins coûteux en fonction de règles définies par l’entreprise- mais aussi d’archiver des documents stockés dans SharePoint.

Dans le cas de ce dernier, SourceOne, sait capturer l’ensemble des documents d’un site SharePoint pour les sortir de la base de données (via le mécanisme RBS de SharePoint). Le site Sharepoint reste alors accessible, mais les documents qu’il contient sont stockés dans SourceOne.

Le principe de fonctionnement de SourceOne avec SharePoint

Le principe de fonctionnement de SourceOne avec SharePoint (cliquer sur l’image pour agrandir)

Le logiciel sait aussi archiver des sites Sharepoint complets, notamment lorsque l’entreprise cherche à les décommissionner. Dans ce dernier cas, le site est retiré de SharePoint, mais son contenu reste accessible via le moteur de recherche de SourceOne.

Des modules de partenaires permettent aussi d’étendre les capacités du logiciel. Par exemple, un partenaire EMC a créé un module permettant l’archivage des messages instantanés (« chat »).

SourceOne est aujourd’hui déployé sur plus de 3 millions de boîtes aux lettres dans le monde et ce nombre va croissant. Selon les estimations des analystes, le marché de l’archivage d’e-mail devrait peser 1,3 Md$ en 2014.

 

  • Facebook
  • Twitter
  • Google
  • LinkedIn
  • Viadeo FR
  • Netvibes